A RAJZSZÖG Kreatív Terápiás Alkotóműhelyben folyó adatkezelés és továbbítás rendjét meghatározó adatkezelési szabályzat
I. Általános rendelkezések
Az adatkezelési szabályzat legfontosabb céljai:
- a rajziskola adatkezelés és adatfeldolgozás szabályainak rögzítése,
- tájékoztatás a rajzikolában történő eseményekről, tanítási szünetekről, esetleges órarendi változásokról.
Az adatkezelési szabályzat elfogadása, jóváhagyása, megtekintése
Jelen adatkezelési szabályzatot a tanulók, szüleik megtekinthetik a rajziskolában. Tartalmáról és előírásairól a tanulókat az első tanítási órán, szüleiket a szülői értekezleten tájékoztatjuk szervezett formában. Egyéb esetben a művészeti vezező ad felvilágosítást.
Az adatkezelési szabályzat személyi és időbeli hatálya
Az adatkezelési szabályzat betartása a rajziskola művészeti vezetőjére, valamennyi munkavállalójára és tanulójára nézve kötelező érvényű.
Adatkezelési szabályzatunkat a tanuló – a kiskorú tanuló szülője – köteles tudomásul venni, a beiratkozáskor az intézmény adatkezelési tevékenységéről a tanulót és a szülőt írásban tájékoztatni kell.
A tanulói adatkezelés időtartama a rajziskolába való jelentkezéstől kezdődően legfeljebb a tanuló kilépésével azonos évben, december 31-ig terjedhet.
Adatkezelési szabályzatunkat a munkavállaló köteles tudomásul venni.
A munkavállalók adatainak kezelése a jogviszony kezdetétől a jogviszony megszűnésének évéig, december 31-ig terjedhet.
Kivételt képeznek ez alól a jogszabályok által kötelezően megőrzendő dokumentumok.
II. A munkavállalók nyilvántartott és kezelt adatai
Nyilvántartjuk a munkavállalók (pedagógusok)
a) nevét, anyja nevét,
b) születési helyét és idejét,
c) végzettségére és szakképzettségére vonatkozó adatokat: felsőoktatási intézmény nevét, a diploma számát, a végzettséget, szakképzettséget, a végzettség, szakképzettség, a pedagógus- szakvizsga, PhD megszerzésének idejét,
d) munkaköre megnevezését,
e) munkavégzésének helyét,
f) jogviszonya kezdetének idejét, megszűnésének jogcímét és idejét,
g) vezetői beosztását,
h) besorolását,
j) jogviszonya, munkaviszonya időtartamát,
k) munkaidejének mértékét,
Kezeljük továbbá a munkavállalással és alkalmassággal kapcsolatos további adatokat: A munkavállaló
a) családi állapota, gyermekei születési ideje, egyéb eltartottak száma, az eltartás kezdete
b) állampolgársága;
c) TAJ száma, adóazonosító jele
d) a munkavállalók bankszámlájának száma
e) családi állapota, gyermekeinek születési ideje
f) állandó lakcíme és tartózkodási helye, telefonszáma;
g) munkaviszonyra, munkavállalói jogviszonyra vonatkozó adatok, így különösen – iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása,
– szabadság, kiadott szabadság,
– alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei,
– a többi adat az érintett hozzájárulásával.
A tanulók nyilvántartott és kezelt adatai
A rajziskola kezeli a tanuló
- nevét,
- szülő nevét, telefonszámát, e-mail címét;
- nevét,szülő nevét, telefonszámát, e-mail címét;
III. Az adatok továbbításának rendje
A pedagógusok adatainak továbbítása
Az intézmény alkalmazottainak adatai továbbíthatók a bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, helyi önkormányzatnak, államigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak.
A tanulók adatai továbbíthatók:
a) bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat,
IV. Az adatkezeléssel foglalkozó munkavállalók körének meghatalmazása
A rajziskola adatkezelési tevékenységéért, jelen adatkezelési szabályzat karbantartásáért az intézmény művészeti vezetője a felelős. Jogkörének gyakorlására az egyes pozíciókat betöltő pedagógusokat hatalmazza meg.
A nem szabályozott területeken az adatkezeléssel kapcsolatos feladatokat a rajziskola művészeti vezeteője személyesen vagy – utasítási jogkörét alkalmazva – saját felelősségével látja el.
V. Az adatkezelés technikai lebonyolítása Az adatkezelés általános módszerei
A rajziskolában kezelt adatok nyilvántartási módja a következő lehet:
- nyomtatott irat,
- elektronikus adat,
- elektronikusan létrehozott, de papír alapon archivált adat,
- az iskola weblapján elhelyezett (elektronikus) adat, fénykép, mozgókép.
Az adatkezelő lapok hagyományos nyomtatott formában vagy számítógépes módszerrel is vezethetők.
A tanulók (szülői) a rajziskolába történő beíratkozáskor (írásban) nyilatkoznak a tanuló személyes adatainak, képének a különböző médiákban való megjelenésének engedélyezéséről.
A tanulók beleegyezésüket szóban is adhatják a képi, hangfelvételek készítésére, és ezek, ill egyéb személyes információk közlésére.
A munkavállalók személyi iratainak vezetése
Személyi iratok
Személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a munkaviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a munkavállaló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
A személyi iratok köre az alábbi:
- a munkavállaló személyi anyaga,
- a munkavállaló bankszámlájának száma
- a munkavállaló saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok.
A személyi iratokba való betekintésre az alábbi személyek jogosultak:
- a művészeti vezető,
- a vonatkozó törvény szerint jogosult személyek (adóellenőr, revizor, stb.),
- saját kérésére az érintett munkavállaló.
A betekintési jog gyakorlásának szabályai
a.) A rajziskola köteles biztosítani, hogy az alkalmazott a róla nyilvántartott adatokba és iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson.
b.) Az alkalmazott jogosult a róla nyilvántartott helytelen adat helyesbítését, a jogellenesen nyilvántartott adat törlését írásban kérni, a jogellenesen kért adata közlését megtagadni. Az adatkezelő köteles a helytelen adatot haladéktalanul helyesbíteni, illetve törölni.
c.) Az alkalmazotti nyilvántartás első alkalommal történő kitöltésekor az érintett alkalmazottnak aláírásával kell igazolnia, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek.
d.) Az alkalmazott jogosult megismerni, hogy az alkalmazotti nyilvántartásban szereplő adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították.
A személyi iratok védelme
A személyi iratok kezelői kizárólag az alábbi személyek lehet:
- művészeti vezető
- a rajziskolában dolgozó pedagógusok
A személyi iratokat és a személyi adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie.
A személyi anyag vezetése és tárolása
A munkavállalói jogviszony létesítésekor a rajziskola művészeti vezetője gondoskodik a munkavállaló személyi anyagának összeállításáról, s azt a vonatkozó jogszabályok és jelen szabályzat szerint kezeli.
A személyi anyagot tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni.
A személyi anyag része a munkavállalói alapnyilvántartás. Az alapnyilvántartás papír alapon készül.
A munkavállaló az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről.
A személyi anyag vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért a rajziskola művészeti vezetője a felelős.
A tanulók személyi adatainak vezetése
A tanulók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek
- a rajziskola művészeti vezetője
- a rajziskolában dolgozó pedagógusok
A tanulók személyi adatainak védelme
Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatok továbbítása hálózaton vagy egyéb informatikai eszköz útján történik, a személyes adatok technikai védelmének biztosítása érdekében az adatkezelőnek és az adat továbbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie.
A tanulók személyi adatainak vezetése és tárolása
A tanulói jogviszony létesítésekor az intézmény vezetője gondoskodik a tanulók személyi adatainak összeállításáról, a személyi adatokat csoportonként csoportosítva az alábbi nyilvántartásokban kell őrizni:
- összesített tanulói nyilvántartás,
Az összesített tanulói nyilvántartás
Célja az iskolában tanuló diákok legfontosabb adatainak naprakész tárolása a szükséges adatok biztosítása céljából. Az összesített tanulói nyilvántartás a következő adatokat tartalmazhatja:
- a tanuló neve
- telefonszáma, e-mail címe
A nyilvántartást művészeti vezető utasításait követve a csoportok pedagógusai vezetik. A tanulói nyilvántartás papír alapon készül, majd a továbbiakban digitális módszerrel vezethető. A számítógéppel vezetett tanulói nyilvántartás folyamatosan pontos és teljes vezetéséért a művészeti vezető a felelős. Tárolásának módjával biztosítani kell, hogy az adatokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az elektronikus formában vezetett tanulói nyilvántartás másodpéldányban történő tárolását biztosítani kell.
A tanuló és szülője a tanuló adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni az osztályfőnököt, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok átvezetéséről.
VI. Az adatnyilvántartásban érintett munkavállalók, tanulók és szülők jogai és érvényesítésük rendje
Az érintettek tájékoztatása, kérelem az érintett adatainak módosítására
Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező.
A munkavállaló, a tanuló vagy gondviselője tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint kérheti személyi adatainak helyesbítését illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. A munkavállaló, a tanuló illetve gondviselője jogosult megismerni, hogy az adatkezelés során adatait kinek, milyen céljából és milyen terjedelemben továbbították.
Az érintett munkavállaló, tanuló illetve gondviselője kérésére a rajziskola vezetője tájékoztatást ad a rajziskola által kezelt, feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. A rajziskola vezetője a kérelem benyújtásától számított 30 napon belül írásban, közérthető formában köteles megadni a tájékoztatást.
Az érintett személyek tiltakozási joga
Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha
a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el;
b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljára történik;
c) a tiltakozás jogának gyakorlását egyébként törvény lehetővé teszi.
A rajziskola vezetője – az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével – a tiltakozást köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékoztatni. Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő köteles az adatkezelést – beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszüntetni és az adatokat zárolni.
VII. Iratkezelés
Az iratok fizikai biztonságát az irattár zárva tartása biztosítja. Az irattárhoz a rajziskola vezetője és a pedagógusai férhetnek hozzá,
Az elektronikus adatokat a rajziskola vezetője számítógépén, illetve az archiválási célra szolgáló külső memóriában tároljuk. A hozzáférés csak az adatkezelőknek engedélyezett. A számítástechnikai biztonságért a rendszergazda, illetőleg az adatkezelők felelnek.
Amennyiben jogszabály másképp nem rendeli, az elektronikus adatokat a papír alapon tároltakkal megegyező ideig kell megőrizni.
I.
Munkaügyi iratok nem selejtezhetők.
II. 50 évig megőrzendők: Személyzeti, bér és munkaügyek,
Társadalombiztosítási ügyek
III. 10 évig megőrzendők: Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, baleseti jegyzőkönyvek,
Záró rendelkezések
Az adatkezelési szabályzatot a nevelőtestület módosíthatja.
Jelen szabályzatot a nevelőtestület 2018. május 15-i ülésén elfogadta.
Az adatkezelési és adatvédelmi szabályzat az aláírás napján lép hatályba.
Érd, 2018. május 15.
Házi Andrea
Művészeti vezető
